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RJC認(rèn)證咨詢-客觀證據(jù)缺失常見問題與樣本設(shè)計(jì)優(yōu)化案例
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10、使用客觀證據(jù)
了解：如何在自我評估和獨(dú)立審計(jì)中識別、抽樣以及記錄客觀證據(jù)。
10.1 證據(jù)類型
客觀證據(jù)是指在自我評估或?qū)徲?jì)過程中收集到的任何可核實(shí)的信息、記錄、觀察結(jié)果或事實(shí)陳述�？陀^證據(jù)可以是定性的或定量的，可能包括：
・文件資料。這包括為實(shí)施責(zé)任珠寶業(yè)委員會（RJC）標(biāo)準(zhǔn)而制定的書面政策和程序，以及在實(shí)施相關(guān)實(shí)踐和流程過程中生成的記錄。審計(jì)員通常會審查過去 12 個(gè)月的記錄及其他文件。在某些情況下，這可能不足以提供準(zhǔn)確且有用的證據(jù)，此時(shí)審計(jì)員將需要查看更早的文件（見附錄 3）。
・觀察結(jié)果。通過觀察各項(xiàng)活動和實(shí)踐所收集到的信息可作為客觀證據(jù)，但重要的是要核實(shí)對所觀察內(nèi)容的理解。
・證人證言。這包括從訪談中收集到的信息，可通過查閱記錄、觀察活動或?qū)ζ渌诉M(jìn)行訪談來加以核實(shí)。
由于客觀證據(jù)用于支持合規(guī)性評級，所以清晰明確地記錄它至關(guān)重要。在這方面，客觀證據(jù)可來自紙質(zhì)或電子文檔、表格、記錄中的信息，或經(jīng)核實(shí)的陳述及觀察結(jié)果（見 “什么是客觀證據(jù)？” 方框）。
什么是客觀證據(jù)？
無論你是正在進(jìn)行自我評估的成員還是正在開展 RJC 審計(jì)的審計(jì)員，你的客觀證據(jù)必須滿足以下所有條件：
・與評估的時(shí)間段或范圍相關(guān)；
・與正在評估或核實(shí)的內(nèi)容相關(guān)；
・可追溯；
・清晰明確。
客觀證據(jù)的示例包括但不限于：
・概述組織結(jié)構(gòu)、職責(zé)和權(quán)限的組織結(jié)構(gòu)圖；
・描述公司產(chǎn)品和流程的書面材料；
・合法的許可證、執(zhí)照或其他授權(quán)文件以及相關(guān)文件和往來信函；
・以往評估的審查報(bào)告；
・來自外部認(rèn)可框架的審計(jì)報(bào)告和認(rèn)證（見第 6 節(jié)）；
・與相關(guān)方（包括鄰居和其他利益相關(guān)者）的溝通記錄；
・風(fēng)險(xiǎn)評估登記簿。
10.2 收集與抽樣
無論是成員還是審計(jì)員，收集客觀證據(jù)的過程都需要一定程度的抽樣 —— 例如，審查具有代表性的文件和記錄樣本、訪談具有代表性的人員樣本或觀察關(guān)鍵職能的代表性樣本。
你用來確定樣本的方法必須確保樣本具有代表性且不存在偏差。最終，你的樣本必須能夠客觀地支持你的合規(guī)性評級。
在一定程度上，確保樣本的可靠性在于確保樣本規(guī)模相對于總體而言是合適的；這會影響到他人對你的調(diào)查結(jié)果的信任程度。要確保你的樣本量能讓其他人有理由相信你已經(jīng)代表了更大的群體。
此外，確保樣本的可靠性還在于使用正確的抽樣技術(shù)。你可以根據(jù)自己的專業(yè)判斷和知情判斷來選擇樣本（例如，為了證實(shí)對某個(gè)問題的懷疑），也可以通過概率抽樣方法（例如，隨機(jī)抽樣）來選擇樣本。無論哪種方式，都要確保收集到足夠的樣本，以核實(shí)系統(tǒng)和流程是否已經(jīng)到位以及它們是否**。
而且無論哪種方式，都要注意收集客觀證據(jù)的實(shí)際過程既涉及與人互動，也需要技術(shù)技能。良好的溝通、訪談和觀察技能與知道如何確定樣本量或如何**使用檢查表同等重要。
9、制定明智的糾正行動計(jì)劃
了解：何時(shí)以及如何制定糾正行動計(jì)劃。
9.1 不合規(guī)的后果
在獨(dú)立審計(jì)過程中發(fā)現(xiàn)的任何不合規(guī)情況都會對尋求認(rèn)證的成員產(chǎn)生影響。例如，在所有情況下，無論不合規(guī)是輕微的、嚴(yán)重的還是嚴(yán)重違規(guī)，成員都必須在特定時(shí)間內(nèi)采取適當(dāng)?shù)募m正行動來解決不合規(guī)問題。 |
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